Sylvie Bordin
(ancien membre depuis 26/10/2019)

Secrétaire gestionnaire mes activités principales sont :

La gestion des tâches administratives :

• Assurer les appels téléphoniques
• Faire le suivi du courrier (tant papier qu’électronique)
• Assurer la logistique pour les réunions du laboratoire : Assemblées Générales, projet ANR, Séminaires réguliers, les journées d’étude, conférence & colloques et les évaluations AERES.
• Effectuer la mise à jour des données sur différents portails tels:
  • RESEDA, pour les données de personnel hors CNRS
  • LABINTEL, pour l’activité des chercheurs.
  • AGATE, pour la gestion des congés et des absences.
  • ENT portail ENS (Environnement Numérique de Travail). Ce portail permet entre autres la mise en place des cartes d’accès de l’Ecole et d’autres avantages pour les agents du laboratoire.

La gestion du budget :

• Assurer le suivi budgétaire et la gestion de l’ensemble des crédits. Les outils utilisés sont :
  • GESLAB pour le budget du CNRS, de l’Université Sorbonne Nouvelle Paris 3, l’Université Paris 13
  • JEFYCO pour le budget de l’Ecole Normale Supérieure.
• Autoriser les demandes de voyages et d’hébergement, en qualité de «VALIDEUR», via les portails :
  • SIMBAD (marché missions CNRS).
  • TRAVEL PLANET (ENS)
• Gérer l’ensemble des missions du personnel du laboratoire.
• Effectuer régulièrement des réservations transport ou d’hébergement pour des chercheurs extérieurs au laboratoire.
• Établir les ordres de missions (avec frais ou sans frais) et au retour des missionnaires, vérifier les états de frais avant de les transmettre aux différents organismes.
• Passer les commandes, réceptionner les achats et valider le service fait après avoir vérifié la livraison pour le règlement des factures.
• Régulariser les transactions « d’achats par la carte ». A contrôler les relevés d’opérations reçus en fin de mois.
• Préparer et transmettre aux Ressources Humaines des différentes tutelles le dossier de : chercheurs invités, étudiants accueillis en stage, doctorants et post-doctorants sous contrats.

Suivi de formations entre 2001 à 2016 :

• 2001-2011 XLAB (Installation du logiciel)-(modules de gestion : commandes, factures et missions)-(outil RECA) (marché V6 missions – portail SIMBAD) (échanges XLAB-BFC) – CNRS Paris B
• 2003-2005 NABuCo (modules de gestion : commandes et missions) – Université Paris VII
• 2004-2016 JEFYCO (modules de gestion : commandes et missions) (codes NACRES –TVA) (préparation à la GBCP) – ENS Paris
• 2005 – LABINTEL (mise à jour des données de personnel hors CNRS – Activités chercheurs – suivi du budget – Dialog de gestion financière) – CNRS Paris B
• 2007 – SIFAC (modules de gestion : commandes et missions) Université Paris VII
• 2010 – ENT (Présentation et utilisation du portail de l’environnement numérique de l’ENS) ENS Paris
• 2012 XLAB (migration mai 2012 entre XLAB-SILAB vers GESLAB) (GESLAB en remplacement d’XLAB) (mise en place de l’application DIALOG pour la demande de moyen financier) – CNRS Paris B
• 2014 AGATE (Information sur les évolutions apportées sur l’application) – CNRS Paris B
• 2016 GBCP (métiers et outils) (préparation et application) (Webcontrat) (évolutions de GESLAB) – CNRS Paris B
• 2014-2016 – INSHS (journées des responsables administratifs – informations pratiques) CNRS Paris Michel-Ange
• 2016 RESEDA (structure et personnel) – CNRS Paris B
• 2016 SCTD (déploiement du Service Central du traitement de la dépense) (dématérialisation des factures) – CNRS Paris B

Pour l’application dans l’activité professionnelle.